Escolha do trâmite
Reunião com a direção para escolher quais pedidos entram no trabalho, com o histórico do último trimestre na mesa.
Consultoria de processos administrativos
O que fica
O que passa a existir por escrito depois do trabalho.
O desenho do trâmite
Todas as mãos por onde o documento passa, com a espera de cada mesa anotada em dias.
A matriz de responsabilidade
Quem faz, quem aprova e quem só precisa ser avisado, etapa por etapa.
A tabela de prazos
Prazo de resposta por tipo de documento e o que fazer quando ele estoura.
Os modelos de documento
Formulário de abertura, modelo de ata e o padrão de nomeação dos arquivos.
A regra de arquivo
O que fica na pasta corrente, o que vai para o arquivo e por quanto tempo.
O relatório de espera
Quanto tempo cada pedido rastreado passou parado, mesa por mesa.
Frentes de trabalho
Seis frentes entre o primeiro pedido rastreado e o trâmite escrito
Nenhuma frente termina em recomendação genérica. Termina em papel: um desenho, uma matriz, um modelo, uma tabela de prazos.
Rastreio de dez pedidos
Cada pedido seguido mão a mão, com data e hora de entrada e saída de cada mesa.
Entrevistas por área
Conversas individuais com quem abre, confere, aprova e arquiva, fora da presença de quem chefia.
Desenho do trâmite
O caminho real do documento, com as esperas em dias e os pontos onde a mesma informação é digitada duas vezes.
Matriz e prazos
Quem faz, quem aprova, quem é avisado e em quantos dias — combinado em reunião e assinado por área.
Modelos e arquivo
Formulário de abertura, padrão de nomeação dos arquivos, regra de versão e o que vai para a caixa de arquivo morto.
Relatos
O que travava, o que fizemos, o que ficou escrito
Casas de escritório que passaram pelo trabalho, com autorização para contar o caso.
arquivo sem regra de nomeação
Cada pessoa nomeava o arquivo do seu jeito e ninguém achava nada. Definimos o padrão com data, área e assunto. Ficou o guia de nomeação e a regra de versão.
pedido do professor sem protocolo
Pedidos chegavam por bilhete, mensagem e conversa de corredor. Criamos o protocolo de entrada com número. Ficou a ficha de pedido e o quadro de andamento.
mesma pergunta feita ao cliente três vezes
Três analistas pediam o mesmo documento ao cliente. Montamos a lista única de pendências por cliente. Ficou a planilha compartilhada e a regra de quem fala com quem.
Escolha um pedido que costuma demorar e a gente segue ele
Da abertura ao arquivo, mesa por mesa, com data e hora anotadas. No fim você tem o desenho do caminho, a matriz de responsabilidade e os prazos combinados por escrito.