Relatos
Todos os relatos, na ordem em que os trabalhos terminaram.
O que travava, o que fizemos, o que ficou escrito
Casas de escritório que passaram pelo trabalho, com autorização para contar o caso.
compra parada em três assinaturas
Toda compra passava por três diretores, mesmo a de material de limpeza. Rastreamos dez pedidos e propusemos faixas de alçada por valor. Ficou a matriz de alçada e o formulário de abertura.
documento digitado duas vezes
A recepção anotava no caderno e o financeiro redigitava na planilha. Juntamos as duas entradas numa só. Ficou o formulário único e a regra de conferência diária.
contrato sem prazo de retorno
Minuta enviada ao jurídico voltava quando voltasse. Combinamos prazo de resposta por tipo de documento. Ficou a tabela de prazos e o registro de entrada no setor.
arquivo sem regra de nomeação
Cada pessoa nomeava o arquivo do seu jeito e ninguém achava nada. Definimos o padrão com data, área e assunto. Ficou o guia de nomeação e a regra de versão.
pedido do professor sem protocolo
Pedidos chegavam por bilhete, mensagem e conversa de corredor. Criamos o protocolo de entrada com número. Ficou a ficha de pedido e o quadro de andamento.
mesma pergunta feita ao cliente três vezes
Três analistas pediam o mesmo documento ao cliente. Montamos a lista única de pendências por cliente. Ficou a planilha compartilhada e a regra de quem fala com quem.
nota parada esperando conferência
A nota ficava dias na mesa até alguém conferir com o pedido. Definimos horário fixo de conferência e responsável do dia. Ficou o roteiro de conferência e a escala semanal.
ata sem modelo
Cada reunião gerava uma ata diferente, sem decisões destacadas. Escrevemos o modelo com campo de encaminhamento e responsável. Ficou o modelo de ata e a pasta de decisões.
Perguntas que chegam por e-mail
O que costumam querer saber antes de abrir os trâmites da casa para alguém de fora.
Isso é implantação de sistema?
Não. Não vendemos nem instalamos programa nenhum. Trabalhamos com o que a casa já usa, seja sistema, planilha ou papel. Quando o desenho ficar pronto, ele serve como base para quem for escolher ferramenta depois — mas essa escolha é de vocês.
Vocês olham e-mail e documento interno?
Só o que for necessário para seguir o pedido rastreado, e apenas na tela de quem trabalha com ele, junto da pessoa. Não pedimos acesso a caixa de e-mail e não levamos cópia de documento embora.
A equipe precisa parar para atender vocês?
As entrevistas levam meia hora por pessoa e são marcadas no horário que cada um escolher. O rastreio em si não exige nada além de anotar a data em que o documento chegou e saiu.
E se descobrirem que alguém erra sempre?
O relatório fala de etapas, não de pessoas. Quando a mesma etapa falha com gente diferente, o problema é da etapa. Quando é caso de conduta, isso é assunto da direção e não entra em documento nosso.
Serve para escritório com cinco pessoas?
Serve. Em casa pequena o trâmite inteiro costuma caber numa folha, e o ganho maior é justamente escrever o que hoje existe só no acordo tácito entre duas pessoas.
Quanto tempo leva?
Sete semanas para um redesenho com várias áreas ligadas, contando as pausas de aprovação. Um trâmite isolado fica pronto em três.
Escolha um pedido que costuma demorar e a gente segue ele
Da abertura ao arquivo, mesa por mesa, com data e hora anotadas. No fim você tem o desenho do caminho, a matriz de responsabilidade e os prazos combinados por escrito.