Colocamos ordem na rotina de escritório de empresas com 25 a 200 funcionários. Seguimos pedidos reais de compra, contratação e pagamento mesa por mesa, medimos quanto tempo cada etapa leva e quanto tempo o documento fica parado, e entregamos o trâmite desenhado, a matriz de quem faz e quem aprova, a tabela de prazos, os modelos de documento e a regra de arquivo.
Cada frente tem escopo próprio e pode ser contratada sozinha. Abaixo está o que fazemos em cada uma e o documento que fica com a empresa.
Desenho de como andam hoje a compra, a contratação, o pagamento e a aprovação. Entrega: fluxo atual de cada trâmite, procedimento escrito por etapa e a lista dos pontos em que o documento volta atrás ou é redigitado.
Medição do tempo de trabalho e do tempo de espera em pedidos reais. Entrega: tabela de prazos de resposta por tipo de documento, tempo de referência de cada etapa e a conta de quantos pedidos cada área consegue absorver por semana.
Organização do que fica na pasta corrente, do que vai para o arquivo e por quanto tempo. Entrega: tabela de temporalidade, padrão de nomeação de arquivos e o procedimento de empréstimo e devolução.
Definição dos pontos em que o documento precisa ser conferido e de quem assina cada faixa de alçada. Entrega: checklist de abertura de pedido, checklist de conferência antes da assinatura e o registro de devolução com motivo.
Distribuição das tarefas fixas do mês e reserva de horário para o que tem data marcada. Entrega: calendário de obrigações internas, escala de plantão do setor e a rotina de passagem entre quem sai e quem entra de férias.
Em escritório, quase ninguém está parado. O que fica parado é o documento: entre a mesa que terminou e a mesa que ainda não começou. É essa espera que medimos primeiro, porque ela costuma valer mais que todo o tempo de trabalho somado.
Não o caso difícil que todo mundo lembra: um pedido corriqueiro, desses que entram toda semana. É nele que a rotina real aparece, com atalhos, improvisos e a planilha paralela que ninguém menciona em reunião.
Quem recebeu, em que dia, o que fez, para quem mandou. Um trâmite que a direção descrevia em quatro passos costuma ter onze, e sete deles são conferências de coisas que já foram conferidas.
Somados, os dois viram «demora». Separados, mostram que o trabalho leva duas horas e a espera leva seis dias — e que mexer no formulário não resolveria nada.
Boa parte das paradas é falta de decisão, não falta de gente. Listamos as decisões que o trâmite exige e descobrimos, com a direção, quem tem autonomia para tomar cada uma.
A matriz sai da reunião com responsável por etapa, prazo de resposta e o que acontece quando o prazo estoura. Sem essa última coluna, a matriz vira enfeite de parede em duas semanas.
Nenhuma frente termina em recomendação genérica. Termina em papel: um desenho, uma matriz, um modelo, uma tabela de prazos.
Reunião com a direção para escolher quais pedidos entram no trabalho, com o histórico do último trimestre na mesa.
Cada pedido seguido mão a mão, com data e hora de entrada e saída de cada mesa.
Conversas individuais com quem abre, confere, aprova e arquiva, fora da presença de quem chefia.
O caminho real do documento, com as esperas em dias e os pontos onde a mesma informação é digitada duas vezes.
Quem faz, quem aprova, quem é avisado e em quantos dias — combinado em reunião e assinado por área.
Formulário de abertura, padrão de nomeação dos arquivos, regra de versão e o que vai para a caixa de arquivo morto.
Do rastreio de um trâmite ao acompanhamento do escritório inteiro.
Diga qual pedido costuma demorar mais do que deveria e quantas pessoas encostam nele. Em uma página devolvemos o que vale rastrear primeiro.
Casas de escritório que passaram pelo trabalho, com autorização para contar o caso.
Toda compra passava por três diretores, mesmo a de material de limpeza. Rastreamos dez pedidos e propusemos faixas de alçada por valor. Ficou a matriz de alçada e o formulário de abertura.
A recepção anotava no caderno e o financeiro redigitava na planilha. Juntamos as duas entradas numa só. Ficou o formulário único e a regra de conferência diária.
Minuta enviada ao jurídico voltava quando voltasse. Combinamos prazo de resposta por tipo de documento. Ficou a tabela de prazos e o registro de entrada no setor.
Cada pessoa nomeava o arquivo do seu jeito e ninguém achava nada. Definimos o padrão com data, área e assunto. Ficou o guia de nomeação e a regra de versão.
Pedidos chegavam por bilhete, mensagem e conversa de corredor. Criamos o protocolo de entrada com número. Ficou a ficha de pedido e o quadro de andamento.
Três analistas pediam o mesmo documento ao cliente. Montamos a lista única de pendências por cliente. Ficou a planilha compartilhada e a regra de quem fala com quem.
O que costumam querer saber antes de abrir os trâmites da casa para alguém de fora.
Não. Não vendemos nem instalamos programa nenhum. Trabalhamos com o que a casa já usa, seja sistema, planilha ou papel. Quando o desenho ficar pronto, ele serve como base para quem for escolher ferramenta depois — mas essa escolha é de vocês.
Só o que for necessário para seguir o pedido rastreado, e apenas na tela de quem trabalha com ele, junto da pessoa. Não pedimos acesso a caixa de e-mail e não levamos cópia de documento embora.
As entrevistas levam meia hora por pessoa e são marcadas no horário que cada um escolher. O rastreio em si não exige nada além de anotar a data em que o documento chegou e saiu.
O relatório fala de etapas, não de pessoas. Quando a mesma etapa falha com gente diferente, o problema é da etapa. Quando é caso de conduta, isso é assunto da direção e não entra em documento nosso.
Serve. Em casa pequena o trâmite inteiro costuma caber numa folha, e o ganho maior é justamente escrever o que hoje existe só no acordo tácito entre duas pessoas.
Sete semanas para um redesenho com várias áreas ligadas, contando as pausas de aprovação. Um trâmite isolado fica pronto em três.
Da abertura ao arquivo, mesa por mesa, com data e hora anotadas. No fim você tem o desenho do caminho, a matriz de responsabilidade e os prazos combinados por escrito.
Conte quantas pessoas trabalham no escritório e qual pedido costuma travar.
Rua Doutor Paulo Herve 916, Petrópolis — RJ, CEP 25665-133
Segunda a sexta, das 10h30 às 17h. Sábados, das 9h às 12h. Domingos e feriados: fechado
CNPJ 26.947.680/0001-49
